Sistem Pengendalian Manajemen
Kelompok Kerja Swakelola
Kelompok atau group didefinisikan sebagai dua atau lebih individu yang saling bergantung dan bekerjasama, yang secara bersama berupaya mencapai tujuan. Kelompok kerja (work group) adalah kelompok yang para anggotanya saling berinteraksi terutama untuk saling berbagi informasi untuk membuat keputusan guna membantu satu sama lain dalam wilayah kewenangannya masing-masing.
Kelompok kerja swakelola adalah salah satu perkembangan baru yang paling berpengaruh dalam desain pekerjaan yang merupakan kumpulan oraang-orang yang diberdayakan dan mampu menetapkan sendiri tujuan, memecahkan masalahmereka sendiri, mengambil keputusan mereka sendiri, dan merespon tuntutan tuntutan yang perlu dalam lingkungan mereka selama dianggap cocok.
Kelompok kerja swakelola adalah salah satu perkembangan baru yang paling berpengaruh dalam desain pekerjaan yang merupakan kumpulan oraang-orang yang diberdayakan dan mampu menetapkan sendiri tujuan, memecahkan masalahmereka sendiri, mengambil keputusan mereka sendiri, dan merespon tuntutan tuntutan yang perlu dalam lingkungan mereka selama dianggap cocok. Pada hakekatnya kelompok swakelola bersifat lintas fungsional dan anggota-anggotanya menjalankan sendiri kewajiban-kewajiban mereka, sehingga tidak perlu diawasi penyedia atau mandor sebagaimana biasanya. Jadi kelompok ini sangat penting karena mengurangi lapisan hirarki kepemimpinan dan mempercepat respons organisasi. Kelompok ini penting dalam penjadwalan, seleksi personel, pelatihan dan evaluasi para anggota kelompok , penyelesaian konflik serta distribusi imbalan kepada anggota-anggotanya.
Swakelola menghapuskan pembagian kerja permanen antara manajer dan pekerja. Pada prinsipnya, mereka yang melakukan kerja produktiflah mulai dari membuat, merancang, merawat peralatan, mengumpulkan informasi, mengalokasikan peruntukan, dan seterusnya, yang memanajemeni kerja-kerja mereka sendiri. Swakelola bermakna pekerja mengelola pekerjaan mereka secara mandiri, oleh karenanya tidak diperlukan lagi manajer professional ataupun manajemen hirarkis.
Hasil-hasil penelitian memberikan nilai plus bagi inovasi desain kerja ini karena banyak manfaat positif yang diperoleh, termasuk produktifitas yang tinggi, tinggkat kehadiran yang lebih baik, penurunan tingkat masuk karyawan serta peningkatan kualitas produk dan kualitas hidup pekerjaan para karyawan.
Untuk dapat mengarahkan diri sendiri (self directed) diperlukan pemahaman proses : “Tahap-tahap dalam perkembangannya adalah tahap awal, tahap kebingungan, tahap dimana pimpinan menjadi sentral, tahap pembentukan kelompok-kelompok kerja dan akhirnya tahap-tahap kelompok kerja yang mengarahkan diri sendiri.”
Batu loncatan berikut ini penting sekali dalam pembentukan kelompok-kelompok swakelola yang sukses :
1. Sadarnya bahwa kelompok-kelompok kerja yang self-diricted dibentuk hanya untuk satu periode waktu tertentu saja. Kelompok kelompok ini tidak bisa diharapkan berfungsi sempurna jika selalu terjadi bongkar pasang.
2. Pelatihan kesadaran harus dilakukan jauh sebelum pembentukan kelompok dan harus difokuskan pada pemahaman bersama mengenai apa yang diharapkan, identitas bersama, dan peran yang dimankan oleh setiap anggota.
3. Ingat bahwa setiap kelompok bersifat unit serta harus diberikan pelatihan dan perhatian khusus sesuai dengan masalah yang dihadapi.
4. Ketahuilah bahwa tidak ada seorangpun yang menyukai upaya pemberdayaan karena itu bersiaplah menghadapinya.
5. Ciptakan kebijaksajaan dimana setiap orang harus percaya dan harus benar bahwa tidak ada seorangpun akan menderita karena perbaikan perbaikan dalam produktivitas melalui upaya-upaya kelompok.
Kearifan
“Sulit untuk menemukan organisasi yang mencapai peningkatan produktifitas dan kualitas yang siknifikan dan berkelanjutan tanpa peningkatan keterlibatan karyawan dalam pengelolaan perusahaan.” Bagi Catalytica Associates, sebuah pabrik penghasil produk kimia, setiap kelompok swakelola bertanggung jawab dalam memproduksi satu bagian produk. Struktur kelompok ini datar sehingga banyak keputusan yang diambil didalam unit sendiri. (James A. Cusumano, “The Winning Team”, Chemical Marketing Reporter, 11 April 1994, hal.SR.11.)
Menurut Jack Orsburn, kelompok kerja yang self directed meningkatkan kualitas, menekan biaya, meningkatkan efektifitas penjadwalan, dan pengambilan keputusan. (Nancy A. Hitchcock, “Can Self-Managed Teams Boost Your Botton Line?”, Modern Materials Handling, Februari 1993, hal 57.)
Setiap anggota kelompok harus memiliki keterampilan interpersonal khusus, terutama keterampilan berkomunikasi. Tanggung jawab bersama atas hasil yang dicapai bersifat wajib, karena merupakan kebijakan pekerjaan anda. Swakelola, pada akhirnya akan berarti bahwa setiap orang akan menginternalisasikan peran dan tanggung jawab para penyelia dan mandor. Untuk melakukan ini, setiap orang harus memiliki akses terhadap informasi dan keterampilan-keterampilan yang diperlukan guna menganalisa, menginterpretasi dan menggunakan informasi tersebut.
Kelompok-kelompok kerja harus sering bertemu, termasuk untuk saling mengenal, menganalisa upaya upaya yang sudah dilakukan dan memikirkan pekerjaan-pekerjaan yang akan datang. Keunggulan kelompok kerja swakelola (Mahmoud Salem, Harold Lazarus dan Joseph Cullen,”Developing Self-Managing Teams: Structure and Performance”, Journal of Management Development, Vol II No 3, 1992, hal.24.) adalah :
1. Penurunan absensi
2. Peningkatan produkktifitas
3. Peningkatan kepuasan kerja karyawan
4. Angkatan kerja yang memiliki keterampilan beragam
5. Fleksibilitas yang semakin tinggi dalam pelaksanaan pekerjaan
6. Berkurangnya kebutuhan akan manager
Jika anda membentuk kelompok-kelompok swakelola dengan menggunakan model penyelia pemimpin ada beberapa cara yang dapat digunakan para penyelia untuk menginspirasi dan menanamkan rasa tanggung jawab kelompok. Pedomannya antara lain sebagai berikut :
1. Penyelia harus dihormati dan dipercaya
2. Anggota-anggota kelompok harus sadar bahwa mereka harus bertanggung jawab kepada kelompok
3. Kelompok harus diberikan kebebasan dan kewenangan sebanyak mungkin
4. Para manager harus ingat bahwa membangun kelompok yang saling bergantung membutuhkan waktu
5. Para anggota kelompok harus terus disibukkan dan ditantang guna membentuk rasa tanggung jawab
6. Para penyelia harus menekankan tanggung jawab harian dan memberi pujian kepada anggota kelompok jika mereka memang berhak untuk mendapatkannya
7. Kelompok harus diperbolehkan membentuk pernyataan misinya sendiri dan menetapkan tujuan-tujuannya sendiri
8. Para penyelia membiarkan para anggota kelompok saling mendiskusikan deskripsi pekerjaan masing-masing dan, jika perlu meluruskannya
9. Kelompok harus berpandangan luas
10. Superfisi kelompok harus seminimal mungkin
11. Yang harus diperhatikan adalah bahwa potensi kesalahan akan selalu ada
Jika kelompok kerja ingin berhasil, keterampilan keterampilan yang saling berhubungan berikut ini harus ada :
1. Semangat mendengarkan secara aktif
2. Komunikasi
3. Pemecahan masalah dan konseling
4. Pengembangan kelompok
5. Alokasi pekerjaan
6. Hubungan-hubungan kelompok
7. Delegasi
8. Standar kualitas
9. Penetapan tujuan
10. Manajemen interaktif
11. Pengambilan keputusan yang partisipatif
Produktivitas merupakan sebuah proses berkelanjutan jika individu-individu diberi motivasi dan melaksanakan penugasan konseptual atau yang kaya informasi. Pikiran kreatif selalu berperan dan jika kondisinya tepat, maka fokus pada hasil hasil produktif tidak hanya mungkin tetapi bisa dicapai. Ini dapat terhambat jika individu-individu atau organisasi mengganggu para kontributor dengan mengalihkan perhatian mereka kepada persoalan-persoalan yang bersifat politis, karir dan kehidupan organisasi. Kerugian yang akan timbul tak ternilai jika sistem manusia, dikecewakan oleh kepicikan ditempat kerja, ketika implus-implus kreatif dibuat tak berdaya
Menurut Wolf Schnitt of Rubbermaid, kelompok-kelompok swakelola adalah kunci bagi inovasi dan tanggung jawab :
Bentukan serangkaian kelompok yang mereplikasi struktur manajemen induk, seperti daun-daun pada sebatang pohon. Berikan tanggung jawab kepada masing-masing kelompok untuk menciptakan, menyempurnakan dan memasarkan produk. Jika ada jens produk baru, bentuklah kelompok baru pula untuk menanganinya. Dan jika produk telah melewati rentang hidupnya bebarkan kelompok tersebut, menurut Schmitt “pabrik tentu akan kehilangan sebagian dari dirinya, tetapi tidak akan mati karenanya. Sebaliknya semangatnya akan berpindah ke bagian lain dari pabrik tersebut” (Mrdhell Loeb, “How to Grow A New Product Every Day”, Fortune, 14 November 1994, hal.269.) Ini akan menimbulkan perasaan memiliki dan kewiraswastaan dalam kelompok-kelompok tersebut dan akan memungkinkan perusahaan masuk-keluar pasar dengan cepat
Gaya informal, tidak birokratis, dan dengan biaya rendah, yang menjadi ciri W.L Gore & Associates, pada saat pendirinya sudah tidak efektif lagi, namun perusahaan ini kini memiliki lebih dari 5000 karyawan dan penjualannya meningkat pesat mendekati $1 milyar. Garis-garis komunikasi langsung tanpa perantara. Tidak ada otoritas yang tetap dan didelegasi. Tidak ada otoritas yang tetap dan didelegasikan. Yang ada adalah sponsor bukan atasan. Kepemimpinan alamiah didefinisikan sebagai sponsorship. Berbagai tujuan ditetapkan oleh mereka yang harus “mewujudkan” pencapaiannya. Tugas dan fungsi-fungsi diatur melalui komite. Ini adalah dasar dari apa yang mereka sebut organisasi kisi-kisi. (Frank Shipper, Charles C.Manz, “Employee Self-Management Without Formally Designated Teams : An Alternative Road to Empowerment”, Organizational Dynamics, Winter 1992, hal. 50-54.)
Pada pabrik kardus Baltimore, salah satu pabrik Chesapeake Packaging Co., yang berbasis di Richmond, VA, terdapat delapan “perusahaan” yang dibentuk oleh manager pabrik, Bob Argabright. Perusahaan-perusahaan ini berhubungan dengan departemen-departemen pada pabrik sejenis lainnya. Tidak seperti departemen, perusahaan perusahaan ini memilih sendiri pemimpin mereka, melakukan sendiri penerimaan pegawai dan menemukan sendiri proses-proses pekerjaan mereka. Mereka bertanggung jawab atas anggaran, produksi, dan tingkat kualitas. Mereka menghadapi sendiri pelanggan mereka, urusan internal dan eksternal. Pabrik baltimore mengalami kerugian ketika diambil alih. Arggabright pada tahun 1988. Pabrik ini berhasil mengubah keuntungan yang kecil pada tahun 1991 dan kemudian meningkat 60% pada tahun berikutnya, semua terjadi pada volume penjualan yang relatif sama. (John Case,”A Company of Bussinesspeople”,Inc.,April 1993, hal.79.)
Harapan Semu
Sebuah hasil survei terhadap 20 orang yang pernah bekerja dalam kelompok swakelola menunjukkan bahwa dari mereka yang gagal atau ragu ada lima pokok yang tampak :
1. Ketidak percayaan karyawan kepada motif-motif manajemen
2. Apa yang diharapkan kurang jelas
3. Resistensi
4. Lemahnya keterampilan partisipatif manejemen
5. Rendahnya komitmen manajemen puncak
Hambatan-hambatan tersebut saling berkaitan. Jika para manajer tidak memiliki keterampilan partisipatif yang baik, maka kepercayaan karyawan akan menurun. Jika orang-orang tidak tahu apa yang diharapkan maka mereka akan cenderung menghambat. Jika manajer tidak terlibat dalam partisipasi, maka komitmen mereka akan rendah. (Darcy Hitchcock,”Overcoming the Top Ten Team Stoppers”,Journal for Quality and Participation, Desember 1992,hal.42.)
Waktu yang dibutuhkan untuk membuat keputusan-keputusan sering tampak berlebihan pada saat sebuah kelompok berhadapan dengan berbagai permasalahan. Beberapa orang berpendapat hal ini akan mempersulit proses pengambilan keputusan. Kegagalan juga disebabkan olah pelatihan yang tidak memadai, veto manajemen terhadap keputusan-keputusan kelompok sistem kompensasi dan imbalan yang tidak memadai, kurangnya penghargaan dan dukungan yang berkelanjutan.
Perusahaan-perusahaan biasanya melakukan enam kesalahan umum dalam membentuk dan melatih kelompok :
1. Mencampuradukan upaya saling mengenal dengan pembentukan keterampilan
2. Memberikan pelatihan sensitivitas, bukan pelatihan keterampilan perilaku,
3. Mencampuradukan antara upaaya memperoleh pengetahuan dengan upaya memperoleh keterampilan
4. Berusahan agar pelatihan berlangsung dengan cepat dan mudah
5. Melakukan hal-hal yang salah pada saat waktu yang tidak tepat
6. Membeli program-program pelatihan yang tidak efektif yang kelihatannya baik tetapi tidak menghasilkan perubahan perilaku yang berarti.
Komitmen Yang Diperlukan
Disamping waktu, kelompok-kelompok swakelola membutuhkan pelatihan atau kursus-kursus penyegaran, guna pembentukan keterampilan dan waktu untuk memproses masalah-masalah yang timbul dalam pekerjaan mereka. Pada awalnya hal ini akan menganggu manajer dan karyawan karena pemborosan waktu yang tak kunjung selesai dan kerumitan persoalan yang akan timbul. Namun demikian dengan adanya pelatihan dan keterampilan fasilitasi, manajer dapat membantu kelompok untuk melewati tahap yang sulit ini dan memperoleh dasar yang tepat bagi pengembangan diri. Kemudian ketika kesulitan-kesulian awal mulai berkurang, waktu akan bisa dihemat dengan beberapa cara, pertama karena rutinitas-rutinitas baru akan lebih efisien dan kedua dengan bekerja sama secara kontinyu, para anggota kelompok akan belajar menempu jalan pintas dalam proses serta memahami bakat dan keterbatasan teman-temannya dan bagaimana memanfaatkannya dalam tanggung jawab yang mereka emban bersama.
Dukungan manajemen sangat penting “Dalam penelitian terhadap 4500 kelompok pada lebih dari 500 organisasi, Wilson Learning Corp. menemukan bahwa infrastruktur, kebijakan dan prosedur organisasi yang ada sering menimbulkan ancaman bagi keberhasilan kelompok-kelompok kerja.” (Erica Gordon Sorohan,”Training and Development, April 1994 hal.14) Jadi lingkungan harus dipersiapkan untuk menerima fokus baru pada kelompok dan pelatihan keterampilan interpersonal, dan manajemen kelompok harus mampu mengatasi konflik-konflik dan kemacetan yang tidak dapat dihindari. Organisasi dapat memilih karyawan dan memperkerjakan mereka yang cocok dengan lingkungan seperti ini, namun kebijakan dan struktur juga harus konsisten dengan tujuan dibentuknya kelompok kerja. Jika karyawan tidak cepat siap maka pelatihan untuk mengatasi ketidak mampuan anda dalam bekerja dilingkungan swakelola dan keraguan anda untuk bertindak demikian, akan berlangsung lama.
Dari pembahasan diatas maka dapat disimpulkan bahwa kelompok kerja swakelola adalah kelompok kerja yang dalam melakukan pekerjaan-pekerjaan organisasinya dilakukan sendiri baik pengambilan keputusan menetapkan tujuan, memecahkan masalah dan merespons tindakan-tindakan yang perlu dilakukan dalam lingkungan mereka apabila dianggap cocok, seolah-olah peran manajer tidak terlihat.
